KSeF - Krajowy System e-Faktur

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur w wersji dobrowolnej funkcjonuje  już od 2022 roku.  Jest to  narzędzie do wystawiania i odbierania faktur. Jednakże przede wszystkim to platforma do odbierania faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

Wystawianie faktur u wielu z nas przedsiębiorców odbywa się przy użyciu dostępnych na rynku narzędzi, niektórzy mają wdrożone kompleksowe oprogramowanie do zarządzania firmą gdzie wystawiają faktury, prowadzą gospodarkę magazynową, czy rozliczają płatności.

Czy zatem trzeba będzie przenieść się z wystawianiem faktur do KSeF? NIE.

W dalszym ciągu będziemy mogli korzystać z dotychczasowego oprogramowania, musimy upewnić się jedynie, że dostawca tych narzędzi zadba o aktualizację w taki sposób, aby była możliwa wysyłka wystawionych faktur do Krajowego Systemu e-Faktur. 

Nasi klienci w ramach umowy o prowadzenie ksiąg podatkowych mają bezpłatny dostęp do aktualnego, zintegrowanego z KSeF oprogramowania do wystawiania faktur. 

Od kiedy będziemy zobowiązani stosować KSeF?

Obowiązkowy KSeF wchodzi w życie, co do zasady od 01.07.2024 r.

Termin ten dotyczy tzw. podatników VAT czynnych. Natomiast podatnicy korzystający ze zwolnienia VAT obowiązkowo do KSeF będą musieli przystąpić od 01.01.2025 roku.

Kto będzie zobowiązany do korzystania z KSeF?

Zobowiązani do korzystania z KSeF będą wszyscy przedsiębiorcy, jednakże należy pamiętać, że  obowiązek dotyczy faktur wystawianych na podmioty gospodarcze, faktury wystawiane na osoby fizyczne nieprowadzące działalności, nie będą trafiać do KSeF.

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie również te podmioty zagraniczne, które utworzyły w Polsce tzw. stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Korzystanie z platformy KSeF?

Z platformy KSeF korzystać mogą przede wszystkim podmioty, na które obowiązek nakłada ustawa, ale także osoby, którym nadano uprawnienia do obsługi KSeF, np. członek zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Kwestie związane z nadawaniem uprawnień omówimy w kolejnej, obszernie poświęconej temu zakresowi części.   

Przechowywanie dokumentów w KSeF

Faktury ustrukturyzowane przechowywane będą w systemie przez 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Awaria Internetu, wystawiłem fakturę, nie mogę jej wysłać do KSeF…

W przypadku awarii po stronie podatnika, przepisy przewidują możliwość wystawienia faktury w trybie offline i wysłania takiej faktury do KSeF następnego dnia roboczego.

Sankcje

Sankcje za niekorzystanie z KSeF stosowane będą od 01.01.2025, pomimo obowiązku korzystania z KSeF przez wielu przedsiębiorców już od 01.07.2024 roku.

 

Podstawa prawna: 

[1] Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
[2] Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)
[3] Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2023 r. poz.1598)